Mekanisme Pelaporan Sistem Manajemen Kepatuhan

I. Tujuan

PT.QMB New Energy Materials berkomitmen untuk membangun dan menyempurnakan sistem manajemen kepatuhan secara global guna memastikan bahwa operasional perusahaan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku, standar industri, serta kebijakan kepatuhan internal perusahaan. Kami mendorong karyawan, mitra kerja, dan pihak terkait lainnya untuk melaporkan segala tindakan yang berpotensi melanggar ketentuan kepatuhan, demi menjaga lingkungan bisnis yang adil, jujur, dan transparan. Tujuan dari mekanisme pelaporan ini adalah untuk:

1. Mendorong terciptanya budaya kepatuhan perusahaan, meningkatkan tata kelola perusahaan, serta menjamin efektivitas dan transparansi manajemen kepatuhan;
2. Mengidentifikasi dan memperbaiki risiko kepatuhan secara tepat waktu serta mencegah terjadinya pelanggaran hukum dan peraturan;
3. Melindungi hak dan kepentingan pelapor, menjaga kerahasiaan informasi pelaporan secara ketat, dan memastikan pelapor tidak mengalami bentuk pembalasan atau dampak negatif apa pun.

II. Cakupan Penerapan

Mekanisme pelaporan ini berlaku untuk seluruh karyawan perusahaan, mitra kerja, pemasok, serta pihak berkepentingan lainnya. Ini mencakup seluruh proses kerja perusahaan mulai dari penelitian dan pengembangan, produksi, pengadaan, sumber daya manusia, lingkungan, hingga keselamatan kerja, dengan fokus pada namun tidak terbatas pada bidang berikut:

1. Anti-korupsi dan anti-suap komersial
2. Anti-monopoli
3. Pengendalian ekspor dan sanksi ekonomi
4. Ketenagakerjaan
5. Perlindungan kekayaan intelektual
6. Keamanan informasi dan jaringan
7. Lingkungan, Kesehatan dan Keselamatan (EHS)
8. Tata kelola perusahaan

III. Cara Melapor

1. Email pelaporan: esgqmb@gem.com.cn
2. Pelaporan tertulis: Dapat dikirimkan ke kantor pusat perusahaan dengan mencantumkan “Pelaporan Kepatuhan” dan melampirkan bukti terkait.
   Alamat: Departemen Promosi ESG dan Hubungan Masyarakat, PT.QMB New Energy Materials, Kawasan Industri Morowali, Indonesia.
3. Pelaporan anonim: Pelapor dapat memilih untuk mengirimkan informasi secara anonim. Perusahaan berkomitmen untuk tetap memproses dan menindaklanjuti laporan anonim dengan serius.

IV. Prosedur Penerimaan dan Penanganan Laporan

1. Penerimaan laporan: Departemen manajemen kepatuhan akan melakukan evaluasi awal atas laporan yang diterima untuk menentukan apakah laporan dapat diproses, dan akan memberi tahu pelapor dalam waktu 1 hari kerja.
2. Investigasi dan penanganan: Jika laporan memenuhi syarat untuk diproses, departemen manajemen kepatuhan akan bekerja sama dengan departemen terkait untuk melakukan penyelidikan dan memberikan umpan balik kepada pelapor terkait perkembangan dan tindakan penanganan dalam waktu 15 hari kerja.
3. Tindakan penanganan:
   1. Menerima isi laporan dan melakukan tindakan perbaikan;
   2. Menerima isi laporan namun tidak melakukan tindakan perbaikan (dengan alasan yang masuk akal);
   3. Menolak laporan (dengan penjelasan kepada pelapor);
   4. Meneruskan laporan kepada departemen terkait di perusahaan induk, GEM Co., Ltd.;
   5. Setelah penyelidikan selesai, perusahaan akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan berdasarkan hasil penyelidikan guna memastikan kejadian serupa tidak terulang.

V. Kerahasiaan Informasi dan Perlindungan Pelapor

1. Informasi pelaporan dijaga secara ketat dan tidak boleh diungkapkan kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa izin.
2. Dilarang melakukan segala bentuk pembalasan, termasuk namun tidak terbatas pada penurunan jabatan, pemecatan, pelecehan, ancaman, dll.
3. Jika hak dan kepentingan pelapor dilanggar, perusahaan akan menuntut pihak yang bertanggung jawab sesuai hukum.

VI. Batas Waktu Pelaporan

Pelapor sebaiknya menyampaikan laporan dalam waktu yang wajar setelah mengetahui atau seharusnya mengetahui adanya masalah kepatuhan, agar perusahaan dapat menyelidiki dan menangani secara tepat waktu. Pada prinsipnya, perusahaan tidak akan memproses laporan atas kejadian yang telah terjadi lebih dari satu tahun, kecuali dalam keadaan khusus.

Terima kasih atas dukungan dan kerja sama Anda. Mari bersama-sama menciptakan lingkungan kerja yang sehat, transparan, dan patuh terhadap peraturan!